System eventowy dla agencji eventowych

Jedna platforma do obsługi wszystkich wydarzeń Twoich klientów

Zarządzaj rejestracją, sprzedażą biletów, stroną wydarzenia, komunikacją z uczestnikami, aplikacją mobilną i recepcją w jednym miejscu.

MKonferencja pomaga agencjom eventowym i profesjonalnym organizatorom konferencji obsługiwać wiele wydarzeń bez konieczności łączenia kilku niezależnych narzędzi.

Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencje biznesowe, kongresy, wydarzenia stowarzyszeń, eventy firmowe czy spotkania wewnętrzne, możesz zarządzać całym procesem obsługi uczestnika — od rejestracji po check-in — w jednej platformie.

Zamów demo i zobacz, jak MKonferencja może wspierać Twoją agencję.

Jeden partner technologiczny zamiast wielu narzędzi

Organizacja wydarzenia często oznacza korzystanie z kilku różnych systemów.

Jednego do rejestracji.
Drugiego do kampanii mailingowych.
Kolejnego do strony wydarzenia.
Osobnego do aplikacji mobilnej.
Jeszcze innego do recepcji i check-inu.

MKonferencja łączy te procesy w jednym systemie.

W ramach jednej platformy możesz zarządzać:

• rejestracją uczestników,
• sprzedażą biletów i płatnościami,
• stroną internetową wydarzenia,
• bazą uczestników,
• kampaniami e-mail i SMS,
• aplikacją mobilną wydarzenia,
• agendą i prelegentami,
• networkingiem,
• ankietami,
• recepcją i check-inem,
• drukowaniem identyfikatorów,
• raportami i analityką.

Zamiast integrować wielu dostawców przy każdym projekcie, Twoja agencja może korzystać z jednego rozwiązania technologicznego dla różnych klientów i wydarzeń.

Stworzony z myślą o agencjach obsługujących wiele wydarzeń

Agencje eventowe rzadko organizują tylko jedno wydarzenie.

Często jednocześnie obsługujesz kilku klientów, kilka konferencji i różne formaty eventów.

MKonferencja umożliwia tworzenie i zarządzanie osobnymi wydarzeniami w jednym środowisku, przy jednoczesnym dopasowaniu każdego projektu do identyfikacji wizualnej i wymagań klienta.

Twój zespół może pracować według sprawdzonego procesu, a uczestnicy każdego wydarzenia otrzymują doświadczenie dopasowane do konkretnej marki i konferencji.

MKonferencja sprawdzi się szczególnie w przypadku:

• agencji eventowych,
• organizatorów kongresów,
• zespołów eventowych w firmach,
• firm zarządzających stowarzyszeniami,
• DMC,
• agencji konferencyjnych.

Marka klienta, technologia MKonferencja

Każde wydarzenie może mieć własną identyfikację.

MKonferencja umożliwia przygotowanie dedykowanych stron wydarzeń, formularzy rejestracyjnych oraz aplikacji mobilnych zgodnych z brandingiem klienta.

Uczestnicy mają kontakt z marką wydarzenia, a nie z zestawem przypadkowych dostawców technologii.

Dla agencji oznacza to możliwość oferowania kompletnego rozwiązania technologicznego jako części własnej usługi eventowej.

Rejestracja i sprzedaż biletów

Twórz proces rejestracji dopasowany do konkretnego wydarzenia.

MKonferencja może obsługiwać różne grupy uczestników, ścieżki rejestracji i typy biletów, dzięki czemu sprawdzi się zarówno przy wydarzeniach bezpłatnych, jak i płatnych.

W zależności od projektu możesz zarządzać:

• rejestracjami indywidualnymi,
• płatnymi biletami,
• różnymi kategoriami uczestników,
• limitami miejsc,
• kodami rabatowymi,
• formularzami rejestracyjnymi,
• danymi uczestników,
• potwierdzeniami,
• płatnościami,
• fakturami,
• raportami.

Wszystkie dane trafiają do jednej bazy uczestników, z której możesz korzystać również na kolejnych etapach organizacji wydarzenia.

Strona internetowa wydarzenia

Uruchom profesjonalną stronę konferencji lub eventu bez budowania osobnego rozwiązania od podstaw.

Strona wydarzenia może być głównym źródłem informacji dla uczestników przed rozpoczęciem eventu.

Możesz publikować na niej:

• agendę,
• sylwetki prelegentów,
• informacje o miejscu wydarzenia,
• formularz rejestracyjny,
• sponsorów,
• wystawców,
• informacje o noclegach,
• informacje organizacyjne,
• dokumenty,
• aktualności.

Strona jest połączona z pozostałymi elementami platformy MKonferencja, dzięki czemu Twój zespół nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych danych.

Komunikacja e-mail i SMS

Komunikacja z setkami lub tysiącami uczestników nie powinna wymagać ciągłego eksportowania baz pomiędzy różnymi systemami.

W MKonferencja komunikacja z uczestnikami jest bezpośrednio powiązana z bazą danych wydarzenia.

Możesz wysyłać segmentowane kampanie e-mail i SMS na podstawie danych uczestników.

Przykładowo:

• potwierdzenia rejestracji,
• przypomnienia o płatności,
• informacje organizacyjne,
• aktualizacje agendy,
• wiadomości personalizowane,
• kody QR,
• przypomnienia przed wydarzeniem,
• ankiety po wydarzeniu.

Twój zespół zarządza komunikacją w tym samym środowisku, w którym obsługuje rejestrację i uczestników.

Aplikacja mobilna wydarzenia

Daj uczestnikom dostęp do najważniejszych informacji bezpośrednio na ich telefonach.

Aplikacja MKonferencja może zawierać:

• indywidualne agendy,
• harmonogram sesji,
• profile prelegentów,
• informacje o wystawcach,
• informacje o lokalizacji,
• ogłoszenia,
• powiadomienia push,
• networking,
• ankiety,
• materiały konferencyjne.

Przy wydarzeniach kilkudniowych i kongresach aplikacja staje się centralnym kanałem komunikacji pomiędzy organizatorem a uczestnikami.

Ogranicza również potrzebę korzystania z materiałów drukowanych i pozwala szybko reagować na zmiany podczas wydarzenia.

Networking i zaangażowanie uczestników

Dobra konferencja to nie tylko wartościowe wystąpienia.

Uczestnicy chcą również poznawać odpowiednie osoby.

MKonferencja może wspierać funkcje networkingowe, które ułatwiają nawiązywanie kontaktów przed wydarzeniem i w jego trakcie.

W zależności od formatu wydarzenia uczestnicy mogą przeglądać profile innych osób, wymieniać dane kontaktowe i budować relacje biznesowe.

W przypadku konferencji branżowych, kongresów i wydarzeń stowarzyszeń networking może stać się ważnym elementem całego doświadczenia uczestnika.

Recepcja i check-in na miejscu

Rejestracja nie kończy się w momencie, gdy uczestnik przychodzi na wydarzenie.

MKonferencja wspiera również obsługę uczestników na miejscu.

Platformę możesz wykorzystać do:

• wyszukiwania uczestników,
• skanowania kodów QR,
• check-inu,
• drukowania identyfikatorów,
• obsługi recepcji,
• monitorowania frekwencji.

Dane zebrane podczas rejestracji mogą zostać wykorzystane bezpośrednio podczas obsługi recepcji.

Nie musisz przygotowywać osobnych baz tylko na dzień wydarzenia.

Lepszy workflow dla zespołu eventowego

Korzystanie z jednej platformy w różnych obszarach wydarzenia upraszcza codzienną pracę zespołu.

Zamiast ręcznie przenosić dane pomiędzy systemami, pracujesz na jednej centralnej bazie uczestników.

W praktyce oznacza to:

• mniej arkuszy,
• mniej importów i eksportów danych,
• mniej integracji do utrzymania,
• mniej dostawców do koordynowania,
• szybsze uruchamianie wydarzeń,
• prostsze wdrażanie nowych członków zespołu,
• bardziej powtarzalny sposób realizacji projektów.

Jeśli Twój zespół pozna system raz, ten sam proces może być wykorzystywany przy kolejnych konferencjach.

Jedna platforma dla całego portfolio wydarzeń

Dla agencji największa wartość systemu eventowego pojawia się wtedy, gdy można go wykorzystywać wielokrotnie.

Zamiast wybierać i wdrażać technologię od nowa przy każdej konferencji, MKonferencja może stać się stałym elementem procesu realizacji eventów w Twojej firmie.

W jednym miesiącu możesz użyć go przy mniejszej konferencji biznesowej, a w kolejnym przy dużym międzynarodowym kongresie.

Zmienia się wydarzenie.

Zmienia się klient.

Zmienia się branding.

Ale sposób pracy Twojego zespołu pozostaje znajomy.

Dla profesjonalnych konferencji i wydarzeń biznesowych

MKonferencja szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie obsługa uczestników jest bardziej złożona niż zwykła sprzedaż biletów.

Dotyczy to m.in.:

• konferencji międzynarodowych,
• kongresów stowarzyszeń,
• konferencji medycznych,
• konferencji naukowych,
• wydarzeń firmowych,
• konferencji biznesowych,
• eventów wewnętrznych,
• targów i wydarzeń branżowych,
• konferencji edukacyjnych.

Jeśli wydarzenie obejmuje rejestrację, komunikację, agendę, aplikację mobilną i obsługę uczestników na miejscu, MKonferencja może połączyć te procesy w jednym systemie.

Europejski partner technologiczny dla branży eventowej

MKonferencja rozwijane jest przez europejski zespół posiadający doświadczenie w obsłudze profesjonalnych wydarzeń.

Współpracujemy z organizatorami, którzy potrzebują czegoś więcej niż prostego systemu sprzedaży biletów.

Nasza rola jest prosta:

Ty odpowiadasz za wydarzenie — my dostarczamy technologię wspierającą obsługę uczestników.

Twoja agencja pozostaje głównym partnerem klienta.

MKonferencja staje się zapleczem technologicznym wspierającym Twój zespół.

Elastyczny model współpracy z agencjami eventowymi

Każda agencja pracuje inaczej.

Niektóre zespoły potrzebują platformy, którą mogą obsługiwać całkowicie samodzielnie.

Inne oczekują dodatkowego wsparcia przy konfiguracji lub podczas realizacji wydarzenia.

Model współpracy możemy dopasować do sposobu działania Twojej agencji.

Może on obejmować:

• dostęp do platformy dla Twojego zespołu,
• wsparcie przy konfiguracji wydarzeń,
• onboarding,
• konsultacje techniczne,
• wsparcie podczas eventu,
• długoterminową współpracę przy wielu wydarzeniach.

Jeśli organizujesz kilka lub kilkanaście konferencji rocznie, możemy również przygotować model współpracy dopasowany specjalnie do agencji eventowych i Professional Conference Organisers.

Szukasz jednej platformy do obsługi wydarzeń swoich klientów?

Jeśli Twoja agencja korzysta obecnie z kilku osobnych systemów do rejestracji, stron wydarzeń, komunikacji z uczestnikami, aplikacji mobilnych i check-inu, pokażemy Ci prostsze podejście.

Zobacz, jak MKonferencja może wspierać Twój zespół na każdym etapie obsługi uczestnika.

Umów 20-minutową prezentację

Pokażemy Ci, jak działa platforma i porozmawiamy o tym, jak może wpisać się w obecny proces organizacji wydarzeń w Twojej agencji.