Jak usprawnić organizację konferencji

Na czym najbardziej zależy organizatorom konferencji? Na sukcesie, na organizacji wydarzenia w taki sposób, aby przybyło jak najwięcej uczestników i żeby jak najwięcej z nich było zadowolonych. A jak zachęcić do udziału w konferencji/wydarzeniu? Jak usatysfakcjonować uczestników? Na takie pytania odpowiada sobie zapewne każdy organizator wydarzenia. Przede wszystkim odpowiednia tematyka konferencji, odpowiednio dobrani prelegenci, tematy, wysoki poziom tychże elementów. Druga sprawa, nie mniej ważna, to sama organizacja wydarzenia. W tym artykule skupimy się właśnie na tej drugiej części. Tym wpisem chcielibyśmy rozpocząć serię publikacji z poradami jak lepiej organizować konferencje.

Jak dobrze wiecie, organizacja konferencji to długi i skomplikowany proces, a żeby robić to dobrze, często trzeba wielu lat doświadczenia. Może niekoniecznie lat, ale na pewno wielu wydarzeń. Zapewne każde wydarzenie organizuje się nieco inaczej, nie mniej jednak pewne elementy są stałe.

Tak jak wspomniałem na wstępie, chciałbym się skupić na części organizacyjnej, także pomijam kwestie związane z tematyką, aczkolwiek temat ten jest również związany z tym, o czym chciałbym powiedzieć na początku, czyli informacją zwrotną od uczestników.

Skąd wiedzieć czego oczekują uczestnicy? Najlepiej ich zapytać. Proste, prawda? Z założenia tak, gorzej z realizacją. Dlaczego? Bo nie wszyscy chcą się dzielić takimi informacjami i to z różnych powodów. Niektórzy się wstydzą, inni nie wiedzą jak ubrać to w słowa tak, żeby nie urazić rozmówcy lub po prostu nieco przekłamują. Jeszcze inni po prostu nie są w stanie od ręki podać takich informacji, bo muszą to na spokojnie przemyśleć. Pierwszy pomysł jaki przychodzi do głowy to ankiety. Zostawiamy gdzieś w widocznym miejscu i w czasie konferencji prosimy o wypełnienie. Problem jest taki, że nie zawsze jest czas na to, żeby na spokojnie się zastanowić i taką ankietę wypełnić. Nie zadamy przecież jednego, otwartego pytania, bo niewiele informacji uzyskamy. Oczywiście warto takie pytanie zadać na koniec, ale trzeba zasugerować pytania i odpowiedzi, aby móc dokładniej zbadać co poszło nie tak, a co było super. Druga sprawa, to fakt, że każdy uczestnik chce jak najwięcej skorzystać z uczestnictwa w konferencji. Przede wszystkim na prelekcjach, ale również na networkingu i imprezie integracyjnej. Gdzie czas na ślęczenie nad ankietą, albo wypełnianie na bieżąco? A potem trzeba pamiętać ją oddać, nie zgubić. Tutaj z pomocą przychodzą mobilne rozwiązania. Opowiem Wam o tym na przykładnie naszej usługi, MKonferencji, czyli aplikacji mobilnej dla uczestników wydarzeń. Jedną z funkcji aplikacji jest tzw. Feedback (z angielskiego informacja zwrotna). Jest to prosta funkcja, która pozwala anonimowo przesłać swoją opinię na dowolny temat organizatorom wydarzenia. Uczestnik w dowolnym momencie trwania wydarzania może przesłać krótką lub dłuższa opinię, nawet czekając w kolejce przy recepcji czy stanowisku po kawę w przerwie. Wystarczy nawet krótka wiadomość, na przykład: „Klimatyzacja zbyt mocno chłodzi”. Taka informacja już w czasie trwania wydarzenia pozwala reagować organizatorom. Nie musimy czekać do kolejnej edycji wydarzenia, żeby usprawnić taką prozaiczną sprawę. Inny przykład: „Zbyt mało stanowisk z kawą, nie zdążyłem nawet wypić kawy w czasie przerwy kawowej”. Albo „słabe nagłośnienie, spory pogłos i niewiele słychać”. Krótka informacja, organizator od razu rozwiązuje problem, dzięki czemu podczas konferencji uczestnicy mogą cieszyć się wspaniałą atmosferą i zapomnieć o tych niedociągnięciach. Co innego złe nagłośnienie podczas pierwszej prelekcji, o czym wszyscy zapomną, a co innego problemy z dźwiękiem przez 3 dni podczas 120 prelekcji. To utkwi w pamięci każdego uczestnika i zniechęci do przybycia na przyszłe edycje.

Drugie narzędzie to ankiety. Tego typu rozwiązania pozwalają uzyskać opinię o poszczególnych elementach organizacji konferencji, np. tematyki, miejsca, posiłków, oświetlenia i nagłośnienia, ogólnej organizacji, parkingu, dojazdu, imprez integracyjnych itp. Organizator może przygotować takie ankiety zawczasu, podczas wydarzenia informować w przerwach między prelekcjami, że taka ankieta jest, a każdy będzie mógł ją na spokojnie wypełnić. Dodatkowa opcja to przypomnienie się z wypełnieniem ankiety po konferencji poprzez powiadomienie PushNotification. Odpowiedzi spływają z czasem do organizatora…pozostaje tylko wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Zbieranie informacji zwrotnej od uczestników jest według nas jednym z najbardziej istotnych elementów organizacji wydarzeń. Uważamy, że to uczestnicy wiedzą najlepiej jak konferencja ma wyglądać, żeby ich zadowolić i zachęcić do przyszłych edycji. MKonferencja to doskonałe narzędzie do zbierania takich informacji. Ich analizę i wyciągnięcie wniosków pozostawiamy Wam.

Na koniec warto napomknąć, że organizując pierwszą konferencję najważniejsze jest właśnie uzyskanie informacji zwrotnej od uczestników. Oczywiście jeśli mamy już grupę zainteresowanych osób, możemy zawczasu wywiedzieć się, np. za pomocą newslettera i ankiety, co najbardziej interesowałoby uczestników, żeby jak najlepiej dobrać tematykę.

PartnerzyLogo Portal konferencyjny MojeKonferencje.pl