Jak zautomatyzować rejestrację i sprzedaż biletów na wydarzenie?

| Blog
Blog - Jak zautomatyzować rejestrację i sprzedaż biletów na wydarzenie?

Każdy, kto chociaż raz miał okazję organizować wydarzenie takie jak szkolenie czy konferencja ten wie, że jest to nie lada wyzwanie. Wymaga sporo pracy i zaangażowania wielu kompetentnych osób. A co, jeśli powiemy Ci, że możesz ograniczyć koszty, usprawnić przygotowania, zaoszczędzić czas i osiągnąć sukces bez czynnika ludzkiego? Pomoże Ci w tym automatyzacja, która jest możliwa dzięki aplikacji mobilnej i programowi do obsługi eventów. Ten duet wyręczy Cię w działaniu już na początkowych etapach organizacji wydarzenia. W jaki sposób? O tym poniżej.

Jak odbywa się rejestracja online?

To, jak będzie wyglądał proces rejestracji online na event zależy w 100% od Ciebie, jako organizatora. Możesz zdecydować się na rejestrację jedno lub dwuetapową. Czym się różnią? W pierwszym przypadku każda chętna do udziału w wydarzeniu osoba może samodzielnie wpisać się na listę poprzez wypełnienie formularza i opłacenie biletu. Jest to równoznaczne z przyjęciem jej do grona uczestników eventu. Druga opcja daje możliwość weryfikacji każdego zainteresowanego. To znaczy, że osoba w pierwszym kroku zgłasza chęć udziału w wydarzeniu poprzez wypełnienie odpowiednich pól w formularzu, natomiast zakupu biletu może dokonać dopiero po zatwierdzeniu zgłoszenia. Informacja o tym, czy zaakceptujesz, czy odrzucisz aplikację danej osoby, jest przesyłana do odbiorcy każdorazowo mailem.

Rejestrację na wydarzenie online można przeprowadzić na 3 sposoby. Do dyspozycji jest:

  • Formularz rejestracji pod postacią dedykowanej strony internetowej wydarzeniu,
  • Formularz rejestracji jako zintegrowana część strony internetowej wydarzenia (sprawdź),
  • Formularz w aplikacji mobilnej.

Co zawiera formularz rejestracyjny?

W zasadzie może zawierać wszystko, czego jako organizator potrzebujesz do osiągnięcia wyznaczonych celów. Jeśli zależy Ci tylko na podstawowych danych rejestracyjnych, wystarczą rubryki na przykład z:

  • imieniem i nazwiskiem
  • nazwą firmy
  • adresem mailowym
  • numerem telefonu

Chcesz dowiedzieć się więcej o uczestniku? Możemy dodać do formularza okienka, które Ci na to pozwolą, np.:

  • stanowisko w firmie
  • informacja skąd osoba dowiedziała się o wydarzeniu
  • link do WWW / profilu w mediach społecznościowych
  • miejsce do wpisania kilku słów o sobie

Potrzebujesz pozyskać niestandardowe informacje? Miejsce w formularzu jest nieograniczone. Możesz w nim zapytać także o:

  • preferencje żywieniowe, jeśli podczas wydarzenia jest przewidziany obiad/lunch
  • potrzebę rezerwacji noclegu
  • konieczność wystawienia faktury
  • i wiele innych ważnych z punktu widzenia organizatora kwestii.

Sprzedaż biletów przez aplikację mobilną

Sprzedaż biletów mobile

System eventowy MKonferencja, który opracowaliśmy, daje Ci możliwość bezpośredniej sprzedaży biletów na wydarzenie. Dzięki temu cały proces realizuje się płynnie, bez konieczności wysyłania maili i odpowiadania na wiadomości. Zyskujesz cenny czas, a sprzedaż i obsługa klienta realizuje się bez Twojego fizycznego udziału.

Rodzaje biletów

Mamy ich kilka, a w życie wprowadzamy te, które najbardziej odpowiadają konkretnemu wydarzeniu. Do podstawowych biletów należą:

  • bilety pojedyncze,
  • bilety grupowe (od określonej liczby osób naliczana jest zniżka dla pojedynczego uczestnika),
  • bilety grupowe (aby uzyskać zniżkę, grupa musi mieć konkretną liczbę osób),
  • bilety early birds (bilety udostępnione do przedsprzedaży z dużym wyprzedzeniem, do kupienia w niższej cenie).

W przyszłości planujemy wprowadzić także opcję rabatów poprzez kody zniżkowe, zapisy na listę rezerwową oraz możliwość ograniczenia ilości miejsc.

Jak realizowana jest płatność online?

W momencie wypełniania formularza uczestnik ma możliwość wyboru sposobu płatności spośród opcji, na które Ty jako organizator się zdecydujesz. Bilet na wydarzenie może opłacić tradycyjnym przelewem lub za pomocą szybkich płatności: PayU, Przelewy24. Możemy też zintegrować inne systemy wpłaty na konto, jeśli takie będzie Twoje życzenie.

W przypadku zwykłego przelewu musisz potwierdzić płatność ręcznie w panelu. W przypadku szybkich płatności cały proces dzieje się automatycznie: pieniądze trafiają na dedykowane wydarzeniu konto, a potwierdzenie trafia od razu do uczestnika. Jedyne, o co musisz zadbać przed eventem, to odpisać umowę bezpośrednio z dostawcą usługi szybkich płatności. Dobra wiadomość jest taka, że w tym także możemy pomóc. Jeśli to my, jako twórcy systemu zainicjujemy realizację umowy, Ty jako organizator możesz liczyć na preferencyjne warunki.

I co dalej?

Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego i opłaceniu biletu użytkownik automatycznie otrzymuje swoje indywidualne konto. To właśnie z niego będzie mógł korzystać podczas wydarzenia i to tam znajdą się wszystkie informacje, a także będą przychodzić bieżące powiadomienia. A to jeszcze nie wszystko!

Automatyczne generowanie faktur

Program do obsługi eventów MKonferencja samodzielnie generuje faktury dla klientów, którzy ich wymagają. Dzięki tej opcji ściągamy z barków organizatora niemal całkowicie kwestie rozliczania uczestników za udział w wydarzeniu. Do Ciebie należy tylko ustawienie odpowiedniej numeracji dokumentów w systemie.

Profesjonalna aplikacja konferencyjna

Program do obsługi eventów jest inwestycją i w takich kategoriach należy postrzegać jego zastosowanie. Pozwala na skuteczne usprawnienie procesu rejestracji i sprzedaży biletów na wydarzenie. Jeśli interesuje Cię wdrożenie systemu eventowego MKonferencja u siebie, potrzebujesz dodatkowych funkcji, o których nie napisaliśmy w artykule lub po prostu masz dodatkowe pytania, jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu. Chętnie rozwiejemy wszelkie wątpliwości, posłużymy profesjonalną radą i doświadczeniem.

PartnerzyLogo Portal konferencyjny MojeKonferencje.pl